Quel progiciel de gestion intégrée (PGI) pour ma PME ?

Votre entreprise a besoin d’un système efficace de gestion de l’information et vous avez décidé d’investir dans un progiciel de gestion intégrée ? Tout d’abord, vous devez savoir que c’est une solution dont le marché connaît aujourd’hui une forte croissance. Et il n’est donc pas toujours facile de trouver la solution la plus adaptée aux besoins et modes de fonctionnement de l’entreprise. Voici donc quelques conseils pour choisir le bon progiciel de gestion intégré pour sa PME.

Les besoins auxquels peut répondre une solution ERP

Les progiciels de gestion intégrée (PGI), encore connus sous le nom d’ERP (Enterprise Resource Planning), sont des systèmes mis en place pour centraliser les données indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Le logiciel va donc permettre de rassembler et de piloter l’ensemble de ses processus opérationnels, mais aussi économiques. Les solutions existantes sur le marché sont à cet effet composées de plusieurs modules : logistique, gestion commerciale, comptabilité, ressources humaines, etc.

Plus concrètement, pour une entreprise qui cherche à mesurer la rentabilité d’un produit donné ou d’un service, l’ERP va faciliter l’analyse des chiffres. L’outil va plus loin et permet de prendre des décisions stratégiques en analysant aussi les missions réalisées par chaque collaborateur. C’est un système qui peut également aider à assurer de manière plus optimale la facturation, dans le cas où la société est en partenariat avec plusieurs autres structures.

Enfin, grâce au progiciel de gestion intégré, le manager ou le chef d’entreprise est en mesure de connaître avec précision la charge de travail de chacune de ses équipes.

Choisir un progiciel de gestion intégrée adapté à sa PME

Tout d’abord, il faut souligner qu’au fil des années, les éditeurs de progiciels de gestion intégrée ont fait en sorte de s’adapter aux besoins des entreprises. Il existe aujourd’hui toute une panoplie de solutions réparties en deux grands groupes :

• les PGI industriels : gestion du processus de planification, suivi de fabrication, gestion des stocks, approvisionnement en matières premières, gestion de la sous-traitance, gestion de la qualité, etc.
• les PGI pour la gestion des activités du tertiaire : gestion administrative, gestion de projets, GRC/CRM, gestion d’abonnements, cours de formation, gestion commerciale, etc.

Autrement dit, le choix d’une solution adaptée à sa PME ne doit pas se faire au hasard. Il faut s’assurer que celle-ci réponde réellement aux besoins de l’entreprise et apporte une certaine valeur ajoutée. Pour cela, vous allez prendre le temps d’établir des critères à partir desquels comparer plusieurs solutions en vue d’adopter l’outil de gestion idéal.

Les critères de sélection

Vos besoins

C’est le critère le plus important quand on décide d’investir dans un progiciel de gestion intégrée, mais aussi le plus complexe. En effet, il est question ici de lister les principales raisons qui vous poussent à faire cet investissement. Cela va vous permettre de définir les fonctionnalités indispensables ainsi que les qualités de la solution adaptée à votre entreprise.

Pour y arriver, vous pouvez essayer de répondre à des questions telles que : quels sont les points faibles du système de gestion actuel ? Quels sont les projets les plus importants pour votre entreprise au cours des prochaines années ? Quels sont les problèmes que rencontrent vos clients, la vente ?

La taille de votre entreprise

Après les besoins, l’autre chose importante qu’il faut prendre en compte c’est le type d’organisation de votre entreprise et sa taille. Êtes-vous une boîte qui n’a pas peur des nouvelles technologies ou vous vous voyez plutôt comme conservatrice ? Êtes-vous ou comptez-vous dans un futur proche aller à la conquête de marchés internationaux ?

Ensuite, vous devez savoir qu’aujourd’hui les offres ERP existent aussi bien pour les grandes entreprises que pour les PME/PMI. À cet effet, les spécificités en fonction de la taille de la société ne seront pas les mêmes ; et par conséquent, le budget ne sera pas le même. Par exemple dans le cas des PME, les coûts liés à l’étude, l’analyse, la mise en œuvre, la formation… imposent une certaine autonomie et de l’efficacité. Ces éléments vont donc aider à maîtriser et réduire les budgets.

Le coût

En tant que chef d’entreprise, vous connaissez certainement déjà la règle d’or du 1-3 % du chiffre d’affaires. Pour ceux qui ne le savent pas, il s’agit d’une règle qui permet de cerner un investissement raisonnable pour une PME. Dans le cadre de l’investissement dans une solution ERP, ce pourcentage (pour faire simple) doit inclure certaines dépenses. Il s’agit des coûts d’achat du logiciel et de l’infrastructure nécessaire, de la formation, de l’intégration, des tests et de la conversion des données.

Comme vous l’aurez certainement déjà compris, il faudra donc obligatoirement passer par une analyse stratégique des risques, opportunités du marché ainsi que les forces et faiblesses de l’entreprise. Cela va vous permettre d’évaluer le retour sur investissement à partir de données comme les économies d’opération et l’amélioration des ventes.

Au final, un progiciel de gestion intégrée doit être un tremplin pour une PME. Ainsi, au moment de faire un choix, n’oubliez pas non plus de prendre en compte l’adoption de la solution par les utilisateurs.