Face aux nouvelles exigences réglementaires et aux mutations technologiques, les entreprises doivent repenser leurs méthodes de traitement comptable. Cette transition transforme en profondeur les pratiques administratives, impacte les relations commerciales et redéfinit les processus financiers. Quels changements implique-t-elle au quotidien ? Quels bénéfices peut-elle apporter aux organisations, quelle que soit leur taille ? Derrière cette évolution, des enjeux stratégiques se dessinent, influençant à la fois la productivité, la sécurité des échanges et la gestion des ressources. Voici les avantages de la dématérialisation des factures.
Une obligation légale
Sommaire
La mise en place de la facture électronique répond avant tout à une obligation légale qui s’inscrit dans un calendrier précis.
Depuis 2020, les entreprises qui travaillent avec l’État et les collectivités locales doivent transmettre leurs factures sous format numérique via la plateforme Chorus Pro. L’obligation va désormais s’étendre au secteur privé, avec une mise en application progressive en fonction de la taille des entreprises.
À partir du 1er septembre 2026, les grandes entreprises ainsi que les entreprises de taille intermédiaire devront être en conformité avec cette exigence. Les PME, TPE et microentreprises suivront à compter du 1er septembre 2027.
Cette évolution impose aux sociétés d’adapter leurs processus comptables et de repenser leur gestion documentaire.
Elle implique également une restructuration des échanges avec les fournisseurs et prestataires, rendant nécessaire la dématérialisation de vos process fournisseurs.
Au-delà de la mise en conformité, la facturation électronique vise à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents comptables. Les formats numériques normalisés assurent une meilleure sécurisation des flux financiers et facilitent les contrôles en cas d’audit fiscal.
Un levier de performance pour les entreprises
En intégrant la facturation électronique, les entreprises optimisent leur gestion et réduisent les contraintes administratives. Plusieurs bénéfices découlent directement de cette transformation :
- Les coûts de traitement baissent considérablement en supprimant les frais d’impression, d’affranchissement et d’archivage physique
- Le temps consacré à la saisie manuelle et au suivi des factures est réduit de 75 %, permettant aux équipes comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
- Les erreurs et les oublis sont limités grâce à une meilleure traçabilité des documents
Une meilleure sécurisation des flux comptables
Le passage au format numérique réduit considérablement les risques liés à la gestion manuelle des factures.
Chaque année, environ 7,5 % des factures papier sont égarées, ce qui engendre des coûts supplémentaires pour les retrouver ou les reproduire. Grâce à l’archivage électronique, les documents sont conservés dans des espaces sécurisés, accessibles à tout moment, et protégés contre les altérations.
Les outils de gestion électronique des documents (GED) et les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettent d’extraire automatiquement les données des factures, réduisant ainsi les erreurs de saisie.
En cas de contrôle fiscal, l’ensemble des justificatifs est disponible instantanément, sans manipulation de documents papier.
Une relation client-fournisseur simplifiée
En structurant les échanges via des plateformes numériques, la facturation électronique simplifie la communication entre les entreprises et leurs partenaires. Cette évolution permet d’améliorer plusieurs aspects des interactions commerciales :
- Les erreurs de transmission et de saisie sont réduites grâce à des formats standardisés
- Les délais de paiement sont mieux maîtrisés grâce à l’automatisation des relances et au suivi en temps réel des transactions
- Les litiges sont plus rapidement résolus, chaque facture étant immédiatement accessible avec un historique des modifications
Cette évolution permet également d’améliorer la communication interne, en facilitant la transmission des informations entre les services comptables, financiers et opérationnels.
Un impact environnemental réduit
La suppression du papier dans le processus de facturation s’inscrit dans une logique de réduction de l’empreinte écologique des entreprises.
La fabrication du papier, l’impression des documents et leur acheminement par voie postale représentent des coûts énergétiques non négligeables. En France, la consommation annuelle de papier atteint 131 kg par habitant, dont une grande partie dédiée aux impressions administratives.
En optant pour la facture électronique, les entreprises diminuent leur consommation de ressources naturelles et réduisent les déchets.
Cette transition s’intègre également dans les stratégies de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), un critère de plus en plus pris en compte par les partenaires et les consommateurs. En 2023, 73 % des directions financières prévoyaient d’adapter leur modèle de gestion pour mieux intégrer les enjeux environnementaux et sociaux.