Un contrat de travail peut être en format papier ou bien dématérialisé sous format numérique. Il respecte les mêmes règles établies que le contrat de travail traditionnel. À savoir, il doit être fait en deux exemplaires, datés et signés par les deux parties respectives, l’employeur ainsi que le salarié.
Le contrat numérique est tout aussi important que le contrat sous format papier. Il a le même niveau de valeur juridique.
Un avenant au contrat peut très bien être réalisé sous format numérique. Il doit respecter les mêmes règles qu’un contrat classique et doit afficher les informations présentes ci-dessous :
- Les parties prenantes au contrat en question
- La date de signature de la première version du contrat
- La date de signature de la version actuelle (de l’avenant)
- Les modifications ajoutées au contrat initial
Les différents changements peuvent être l’ajout, la suppression ou la modification d’une ou de plusieurs clauses.
Les obligations d’un contrat de travail
Sommaire
Un contrat de travail peut être verbal ou écrit. Cependant, il est fortement conseillé d’avoir une preuve écrite. Les éléments essentiels devront y figurer comme le niveau de qualification requis, le salaire, le lieu de travail, la durée, les avantages annexes tout comme les tickets restaurant, les frais de déplacement ainsi que les contraintes telles que la clause de mobilité, d’exclusivité ou de non-concurrence.
La signature électronique pour acter le contrat de travail
Un contrat électronique signé est valable seulement si l’entreprise a utilisé un système d’identification fiable. Afin que le système reconnaisse l’exactitude du contrat, il doit prendre en compte 3 principaux critères : la présence de la signature électronique, l’identité de la personne qui a signé, ainsi que les modalités du contrat.
De manière plus concrète, l’entreprise fait appel à un prestataire spécialisé dans les services de certification électronique. Une fois le compte créé par l’employeur, la signature se fait directement par mail ou en SAAS (Software As A Service). Ainsi, faire déplacer l’employé pour signer le contrat de travail devient à présent obsolète.
L’archivage des données une fois le contrat signé
Le contrat de travail dématérialisé est donc signé. Il peut être à présent archivé. Ce système doit répondre à des critères spécifiques liés à la protection des données des employés. L’employeur a pour responsabilité de déterminer la durée de conservation des données. Concernant les contrats de travail, ils sont généralement archivés pendant 5 ans minimum.
Les formalités à respecter par l’employeur
Pour information, hormis les secteurs de la justice et de la santé, les démarches auprès de la CNIL ont été supprimées au vu de la présence de la RGPD. Le CE (le comité d’entreprise) doit également être informé pour tous les types de projets ayant recours à de nouvelles technologies. Car ces changements peuvent avoir un impact sur l’emploi ainsi que sur les conditions de travail.
Pour information, un projet dit “important” est un projet qui apporte une réelle valeur ajoutée à l’ensemble des salariés d’une entreprise et une amélioration de la qualité de travail et de l’épanouissement de chacun.